Dabei verbindest du einen ausgeprägten Servicegedanken mit Struktur, Priorisierung und einem guten Gespür für Menschen, Prozesse und smarte Lösungen.
Office Management lebt auch vom Vor-Ort-Sein. Deine regelmäßige Präsenz in der CAMERA ist ein wichtiger Teil dieser Rolle. Mobiles Arbeiten ist möglich, richtet sich aber nach den betrieblichen Erfordernissen.
Die Aufgaben sind so organisiert, dass die Rolle auch in Teilzeit ab 80 % (mindestens 32 Wochenstunden) ausgeübt werden kann. Dabei arbeitest du eng mit einer weiteren Backoffice-Kollegin zusammen und stimmst Zuständigkeiten sowie Vertretungen verlässlich ab.
Das gehört zu deinen Aufgaben
Office Management und interne Organisation
- Du organisierst unseren Büroalltag – von Post und Bestellungen über Telefonzentrale und Terminkoordination bis zu administrativen Abläufen, die gut funktionieren
- Du entwickelst digitale und analoge Prozesse weiter und sorgst dafür, dass Informationen, Dokumente und Zuständigkeiten gut strukturiert sind
- Du koordinierst externe Dienstleister, insbesondere im IT-Bereich, und bist intern die erste Anlaufstelle für organisatorische und technische Fragen.
Assistenz der Geschäftsführung - Du unterstützt die Geschäftsführung (zwei Personen) bei wiederkehrenden administrativen und organisatorischen Aufgaben – etwa beim Aktualisieren und Aufbereiten von Zahlenübersichten oder bei der Einführung von Prozessen und Arbeitsabläufen. Dabei gehst du mit vertraulichen Informationen selbstverständlich diskret um
- Du unterstützt bei der Reiseplanung, koordinierst Termine und bereitest Unterlagen und interne Abstimmungen vor. Dabei behältst du Fristen und To-dos stets eigenverantwortlich im Blick.
Projektkoordination - Du unterstützt unsere Berater*innen bei organisatorischen Aufgaben rund um die Arbeit für unsere Kunden – von der Workshopvorbereitung bis zum Bestellwesen.